Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Business Meets Tech e.V.
c/o WHU – Otto Beisheim School of Management
Burgplatz 2
56179 Vallendar
Deutschland
Vertreten durch den Vorstand.

vall.ai ist eine Abteilung des Vereins und keine eigene Rechtsperson; verantwortlich für alle hier beschriebenen Verarbeitungen ist daher der Verein. Anfragen zu dieser Website richten Sie bitte an jan.klassen@whu.edu. Anfragen zum Verein selbst richten Sie bitte an info@businessmeetstech.de.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Die Voraussetzungen des Art. 37 Abs. 1 DSGVO und des § 38 Abs. 1 BDSG liegen nicht vor: Der Verein ist keine öffentliche Stelle, seine Kerntätigkeit besteht weder in einer umfangreichen regelmäßigen und systematischen Überwachung betroffener Personen noch in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, und mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten sind ständig weniger als zwanzig Personen beschäftigt.

Allgemeines zur Verarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Diese Erklärung beschreibt jede Verarbeitung auf dieser Website gesondert, jeweils mit Zweck, Rechtsgrundlage, Empfängern und Speicherdauer.

Als Rechtsgrundlagen kommen Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) in Betracht. Beruht eine Verarbeitung auf berechtigten Interessen, ist das jeweilige Interesse im betreffenden Abschnitt benannt.

Diese Website wird ausschließlich über eine verschlüsselte TLS-Verbindung ausgeliefert. Sämtliche Dateien werden von dieser Domain ausgeliefert; Schriften, Bilder, Skripte oder sonstige Ressourcen werden nicht von Servern Dritter geladen.

Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und die Studying Suite unter suite.vall-ai.com werden von der Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet, die die Hosting-Infrastruktur bereitstellt. Ihre Serverfunktionen laufen in Frankfurt am Main (Region fra1).

Beim Aufruf einer Seite werden Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, die angeforderte Seite, der HTTP-Status und die Kennung Ihres Browsers an den Hoster übermittelt und dort kurzzeitig gespeichert. Zweck ist die technische Auslieferung der Seite sowie ihr Schutz vor Angriffen und Missbrauch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Seite.

Datenbank

Alles, was diese Seite dauerhaft speichert, liegt in einer PostgreSQL-Datenbank, die von der Neon Inc., San Francisco, Kalifornien, USA, betrieben wird. Die konfigurierte Bereitstellungsregion ist Frankfurt am Main (eu-central-1); der Anbieter kann daneben Dienst- und Supportdaten verarbeiten.

Betroffen sind die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Daten: Konten und Sitzungen, Nachrichten, Newsletter-Anmeldungen, Veranstaltungsanmeldungen, eingereichte Use Cases, Stimmen, Umfrageantworten und die Besuchszählung. Rechtsgrundlage ist jeweils die im betreffenden Abschnitt genannte.

Interne Verwaltung

Berechtigte Teammitglieder nutzen einen getrennten passwortgeschützten Verwaltungsbereich. Dessen signiertes HttpOnly-Cookie __Host-pa_intern gilt bis zu zwölf Stunden und bezeichnet den internen Nutzer. Passwortprüfwerte werden als gesalzene Hashes hinterlegt. Diese Verwaltungsanmeldung ist von WHU-Mitgliedskonten getrennt. Der Verwaltungsbereich setzt außerdem für zehn Sekunden ein Cookie intern-flash, um das Ergebnis einer Aktion anzuzeigen, und speichert im Browser, ob sein Assistentenfenster geöffnet ist (localStorage), sowie das aktuelle Assistentengespräch, höchstens die letzten 30 Beiträge (sessionStorage).

Die Speicherung ist unbedingt erforderlich, um den von Ihnen mit der Anmeldung ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen, und daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) einwilligungsfrei. Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse ist die Beschränkung der Verwaltung und des Zugriffs auf personenbezogene Daten auf berechtigte Teammitglieder.

Speicherung auf Ihrem Endgerät

Zusätzlich zu den in dieser Erklärung beschriebenen Cookies speichert der Browser Ihre gewählte Sprache lokal. Stimmmarkierungen werden aus Ihrem angemeldeten Konto geladen und nur im Arbeitsspeicher der Seite gehalten; frühere lokale Stimmmarkierungen werden entfernt. Die Einstiegsanimation nutzt nur den Arbeitsspeicher der aktuellen Seite. Eine vorübergehende sessionStorage-Markierung zeigt die erfolgreiche Registrierung an und wird nach dem Lesen entfernt; sie enthält keine Kontodaten.

Die Studying Suite unter suite.vall-ai.com speichert Ihre Bibliothek ausschließlich in diesem Browser: Einstellungen einschließlich eingegebener API-Schlüssel sowie Kurs-, Karten-, Chat-, Mindmap-, Prüfungs- und Lernfortschrittsdaten im localStorage (Schlüssel beginnend mit „pai.“), PDFs und Bilder in IndexedDB (Datenbank „whu-recall“) sowie eine vorübergehende sessionStorage-Markierung. Die Suite kann den Browser bitten, diesen Speicher vor automatischer Löschung zu schützen. Die Speicherung ist für die von Ihnen gewünschte Suite unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); die Inhalte werden nicht an uns übermittelt.

Die Spracheinstellung erhält die von Ihnen ausdrücklich gewählte Sprache. Diese funktionale Einstellung wird auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG gespeichert. Die lokalen Einstellungen können Sie in den Website-Dateneinstellungen Ihres Browsers löschen.

Die Stimme selbst wird bei der Abgabe zusätzlich an uns übermittelt. Was dabei bei uns gespeichert wird, ist unten unter „Abstimmungen und Umfragen“ beschrieben.

Nutzungsstatistik, Download- und Agent-Aufzeichnungen

Wenn der Server eine geschützte Skill-ZIP als Antwort auf eine Dateianfrage bereitstellt, erfassen wir Kontokennung, Produktkennung und Zeitpunkt. Dies dokumentiert die Anfrage und vorbereitete Antwort, nicht das erfolgreiche Speichern auf Ihrem Gerät. Wenn Sie einen Agenten über den Knopf auf der Agents-Seite öffnen, prüft unser Server Ihr Konto und erfasst Kontokennung, Agent und Zeitpunkt, bevor er Sie zu ChatGPT weiterleitet; was Sie danach in ChatGPT tun, sehen wir nicht. Berechtigte Teammitglieder können diese Aufzeichnungen zusammen mit der Konto-E-Mail im internen Dashboard einsehen, um Zugangs- und Auslieferungsprobleme zu untersuchen, betroffene Nutzer zuzuordnen und zu sehen, welche Agents und Skills von wem genutzt werden, damit wir Nutzer unterstützen und entscheiden können, was wir verbessern. Dies dient keiner Werbemessung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an Betrieb, Support und Verbesserung der angefragten Downloads und Agents. Sie können aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Aufzeichnungen werden bis zu zwölf Monate aufbewahrt oder bei Kontolöschung früher entfernt. Hosting-Protokolle und Sicherheitsbegrenzungen sind gesondert beschrieben.

Um zu sehen, wie die Seite genutzt wird, zählt unser Server Seitenaufrufe sowie Klicks auf die Knöpfe, die einen Agenten oder die Studying Suite öffnen, in dem Moment, in dem die Anfrage bei ihm eintrifft. Dafür läuft kein Skript auf Ihrem Gerät, und es wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert oder von dort ausgelesen; es wird kein Cookie verwendet. Aus der Anfrage, die Ihr Browser ohnehin sendet, speichern wir die Seite oder den Knopf, den Zeitpunkt, eine grobe Geräteklasse (Mobilgerät oder Desktop), die bevorzugte Browsersprache (Deutsch oder andere), die Domain einer verweisenden externen Website ohne Pfad und Parameter, ein Kennzeichen für sich selbst als automatisiert ausweisende Programme sowie einen geheimnisbasierten Hash aus IP-Adresse, Browserkennung und Datum. Der Hash wechselt täglich, sodass Einträge verschiedener Tage nicht miteinander verknüpft werden können; IP-Adresse und Browserkennung selbst werden nicht gespeichert. Diese Einträge sind pseudonym, nicht anonym. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse daran zu verstehen, welche Seiten und Angebote genutzt werden, und sie zu verbessern. Sie können jederzeit aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen, etwa über die Kontaktseite. Die Einträge werden nach zwölf Monaten gelöscht. Die Zahlen sieht nur das berechtigte Team im internen Dashboard; sie werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht zu Werbezwecken genutzt.

Otto, der KI-Assistent

Otto steht über die Schaltfläche unten rechts auch ohne Konto zur Verfügung. Für eine Antwort werden Ihre Frage, die vorangegangenen Beiträge desselben Gesprächs und die Adresse der aufgerufenen Seite an die Langdock GmbH, Greifswalder Straße 212, 10405 Berlin, übermittelt, die die Antwort in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit den konfigurierten Modellanbietern als Unterauftragsverarbeitern erzeugt. Ist das erste Modell nicht verfügbar, kann dieselbe Anfrage über Langdock von einem zweiten Modell beantwortet werden. Der Umfang der Anbieterverarbeitung richtet sich nach Modell und vertraglichen Einstellungen.

Ist kein Modell eingerichtet oder wird eine Anfrage vor dem Versand abgewiesen, kann der Browser ohne Konto eine serverseitige Stichwortsuche anfragen. Ein Anbieterfehler nach dem Versand macht die Übermittlung nicht rückgängig. Zum Schutz der Anmeldung und Schnittstellen werden pseudonyme Anfragezähler instanzübergreifend in der Datenbank geführt. Sie enthalten einen geheimnisbasierten Hash, Zähler und Ablaufzeit, keine ursprüngliche IP-Adresse; abgelaufene Zähler werden bei weiteren Anfragen nach 24 Stunden in begrenzten Stapeln entfernt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist der Betrieb und Schutz des Dienstes vor Missbrauch.

In diesem Schnellmodus werden Ihre Frage und, falls vorhanden, Ihre vorherige Frage im selben Gespräch über das Vercel AI Gateway (Vercel Inc.) an die TypeSafe AI, Inc., USA, übermittelt, deren Modell Jev auswählt, welche unserer vorbereiteten Antworten passt. Jev erzeugt keinen Text; angezeigt wird stets einer unserer festen Texte. Für diese Anfragen wird eine Verarbeitung ohne Speicherung (Zero Data Retention) angefordert. Ist Jev nicht verfügbar, wählt unser Server die Antwort allein anhand von Stichwortregeln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse ist die Beantwortung Ihrer Frage, wenn das Sprachmodell nicht verfügbar ist.

Die öffentliche Website-Assistenz kann ohne Konto genutzt werden. Für jede Antwort sendet unser Server bis zu zwölf aktuelle Nachrichten an Langdock, Ihre eigenen mit jeweils höchstens 600 Zeichen und frühere Antworten der Assistenz auf 1.600 Zeichen gekürzt, zusammen mit öffentlichen Beschreibungen der Website und ihres Katalogs sowie dem aktuellen Datum. Geschützte Artikeltexte und interne Kontodatensätze gehören nicht zu diesem Katalog. Konto-E-Mail und Mitgliedskennung werden nicht automatisch angefügt; selbst eingegebene Angaben sind jedoch Teil der Nachricht. Bitte vermeiden Sie persönliche oder vertrauliche Angaben. Der Chatverlauf bleibt im Arbeitsspeicher der Seite und wird nicht in einer Anwendungs-Chatdatenbank gespeichert. Für Verarbeitung und Aufbewahrung beim Anbieter gelten die unten beschriebenen maßgeblichen Anbietervereinbarungen.

Otto verarbeitet von Ihnen bewusst eingegebene Fragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung angefragter Auskünfte zur Website. Die Nutzung ist freiwillig; die Website bleibt ohne Assistenten nutzbar. Ihr Widerspruchsrecht ist unten beschrieben. Otto ist kein vertraulicher Kommunikationskanal mit dem Team; vermeiden Sie sensible oder unnötige personenbezogene Angaben.

Kontaktformular und Nachrichten

Senden Sie uns eine Nachricht über das Kontaktformular, speichern wir die von Ihnen ausgefüllten Felder, also Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Gegenstand Ihrer Anfrage und den Text Ihrer Nachricht, sowie den Zeitpunkt des Eingangs. Zweck ist die Beantwortung der Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag oder dessen Anbahnung gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Beantwortung der an uns gerichteten Anfrage.

Nach dem Speichern Ihrer Nachricht versucht der Server, eine Eingangsbestätigung mit einer festen Vorlage zu versenden. Ihr Nachrichtentext wird dafür nicht zur Klassifikation oder Formulierung an ein Sprachmodell gesendet. Der Versand kann scheitern oder unklar bleiben; die Annahme durch den Mailserver belegt keinen Eingang in Ihrem Postfach.

Ihre Nachricht wird intern dem für den Gegenstand zuständigen Teammitglied zugeordnet und im internen Verwaltungsbereich bearbeitet; eine Weiterleitung per E-Mail erfolgt nicht. Eine persönliche Antwort verwendet eine Absenderadresse und eine Antwortadresse im Reply-To-Feld für direkte Rückfragen.

Zu jeder Nachricht halten wir fest, wann die Bestätigung versandt, wann die Nachricht weitergeleitet und wann eine Antwort versandt wurde und ob einer dieser Schritte fehlgeschlagen ist. Zweck ist sicherzustellen, dass keine Anfrage unbemerkt unbeantwortet bleibt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der nachvollziehbaren Bearbeitung von Anfragen.

Versand von E-Mails

Sämtliche von dieser Seite versandten E-Mails, also Anmeldelinks, Eingangsbestätigungen, Double-Opt-in-Nachrichten, Antworten und der Newsletter, werden über die Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, versandt, die den E-Mail-Versanddienst bereitstellt.

Der Anbieter erhält hierfür Ihre E-Mail-Adresse, die Betreffzeile und den Inhalt der Nachricht. Rechtsgrundlage ist die für die jeweilige Verarbeitung genannte, zu der die E-Mail gehört.

Der interne Versand speichert zusätzlich Empfänger, Betreff, Nachrichteninhalt, etwaige Anhänge, die zugehörige Anfrage oder Veranstaltung, Versandstatus und Anbieterantwort in unserer Datenbank. Dies dient der Bearbeitung und der Prüfung oder Fortsetzung unterbrochener Zustellversuche. SMTP-Annahme beweist keinen Eingang in Ihrem Postfach; unklare Versuche werden vor einer Wiederholung anhand des Anbieters geprüft. Versanddatensätze unterliegen der Aufbewahrungsfrist der zugehörigen Anfrage oder Veranstaltung.

Eingereichte Use Cases

Ein eingereichter Use Case wird mit den von Ihnen gemachten Angaben einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse gespeichert. Eine feste Eingangsbestätigung wird versendet; die Einreichung bleibt als Entwurf zur menschlichen Prüfung gespeichert. Ein Sprachmodell klassifiziert, überarbeitet oder verwirft die Einreichung nicht automatisch.

Ein Mensch entscheidet, ob die Idee aufgegriffen oder abgelehnt wird. Sie können sich zur Prüfung oder Berichtigung Ihrer Einreichung an uns wenden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Bearbeitung der von Ihnen übersandten Einreichung und darin, die öffentliche Liste von missbräuchlichen Inhalten frei zu halten.

WHU-Konto und Anmeldung

Übersichtsseiten sind öffentlich. Einzelne Artikel oder Studien lesen, Tools herunterladen, Agents öffnen, die Studying Suite nutzen, abstimmen und Use Cases einreichen erfordern ein kostenloses WHU-Konto. Die Registrierung speichert WHU-E-Mail, gewählte Kategorie Studierende/Alumni/Lehrende und Mitarbeitende, gegebenenfalls Studiengang und Jahrgang, Erklärung zur aktuellen Einschreibung, Formularsprache, Anfragequelle und Zeitpunkte, Bestätigungszeitpunkte sowie angenommene Bedingungsfassung und Zeitpunkt. Wir speichern einen mit individuellem Salt erzeugten scrypt-Passworthash, niemals das Klartextpasswort. Die E-Mail-Bestätigung prüft den Postfachzugriff, kein Hochschulregister. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für das angefragte Konto und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Missbrauchsschutz und Zugangsbeschränkung auf die vorgesehene Gemeinschaft. Die Annahme der Bedingungen ist keine Einwilligung in freiwillige Verarbeitungen. Newsletter-Anmeldung ist getrennt.

Zur Kontobestätigung oder zum Setzen/Zurücksetzen des Passworts senden wir einen Bestätigungslink an Ihre WHU-Adresse. Bestehende bestätigte Konten können sich mit Passwort anmelden. Ein abgeschlossenes Setzen/Zurücksetzen des Passworts widerruft bisherige Sitzungen. Der Bestätigungslink verfällt nach 15 Minuten und kann nur einmal bestätigt werden. Eine erneute Anfrage ersetzt den vorherigen Link. In unserer Kontodatenbank wird nur ein Hash des zufälligen Nachweises gespeichert. Das bloße Öffnen des Links meldet Sie nicht an: Sie bestätigen auf der Seite. Danach enthält das Cookie vall_pass eine zufällige Sitzungskennung, weder Ihre E-Mail-Adresse noch Ihren Jahrgang. Der serverseitige Datensatz ordnet die Sitzung Ihrem Konto zu. Neu ausgestellte Sitzungen verfallen nach 365 Tagen, sofern sie nicht früher widerrufen werden; zuvor ausgestellte Sitzungen behalten ihre ursprüngliche Ablauffrist. Das Cookie ist HttpOnly und im Produktivbetrieb Secure, verwendet SameSite=Lax und gilt für vall-ai.com und seine Subdomains (genutzt von suite.vall-ai.com). Es dient der Anmeldung am gewünschten Dienst, nicht der Werbung. Diese erforderliche Anmeldespeicherung fällt unter § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Kontoverarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Das Konto speichert die letzte Anmeldung; ein Download kann dieses Nutzungsdatum höchstens einmal täglich aktualisieren. Dies dient der Verwaltung aktiver und ungenutzter Konten. Geschützte Downloads, geöffnete Agents und die Nutzungsstatistik werden wie oben beschrieben erfasst. Die Suite prüft die Sitzung online bei Auslieferung geschützter Seiten und regelmäßig während der Nutzung; bei nicht möglicher Prüfung sperrt sie den Zugang. Ein gespeicherter Offlinezugang ersetzt diese Prüfung nicht. Unsere Zugangsantwort an die Suite enthält Status, Ablaufzeitpunkt und eine interne Kontonummer, weder Ihre E-Mail-Adresse noch Jahrgang oder Lernbibliothek.

Abmelden widerruft die aktuelle Sitzung. Die Kontolöschung widerruft alle Kontositzungen. Die Kontolöschung entfernt Konto, Sitzungen, Anmeldenachweise, persönliche Download- und Agent-Historie, Veranstaltungsanmeldungen und Kopien an Sie versandter Veranstaltungsbenachrichtigungen, zugehörige Stimmen und zuordenbare Umfrageantworten aus der Anwendungsdatenbank. Newsletter-Abonnements sowie Kontakt- und Use-Case-Korrespondenz sind getrennte Datensätze und werden durch diesen Knopf nicht automatisch gelöscht. Nutzen Sie den Newsletter-Abmeldelink oder kontaktieren Sie uns zur Ausübung Ihrer Rechte für diese Datensätze. Anbietersicherungen und Protokolle unterliegen eigenen Aufbewahrungsfristen und lassen sich nicht über diesen Kontoknopf löschen.

Das Konto synchronisiert keine PDFs, Karteikarten, Lernfortschritte oder API-Schlüssel der Suite. Diese bleiben im Browserprofil und werden von Konten im selben Profil gemeinsam verwendet. KI-Anfragen senden das benötigte Material direkt aus Ihrem Browser an den von Ihnen gewählten Anbieter, auf Grundlage Ihres eigenen Vertrags mit diesem: PDFs an Anthropic, Google (Gemini) und OpenAI, lokal gerenderte Seiten an Mistral und OpenRouter, das Anfragen an den jeweiligen Modellanbieter weiterleitet. Chat- und Generierungsanfragen können zudem Ihre gespeicherten Lernnotizen und Einstellungen enthalten. Wir erhalten diese Anfragen nicht und beauftragen diese Verarbeitung nicht. Anthropic, OpenAI, Google und OpenRouter haben ihren Sitz in den USA; Übermittlung, Speicherung und Nutzung richten sich nach den Bedingungen des Anbieters. PDF-Seitenzahlen und Bilder können bis zum Neuladen in einem begrenzten Arbeitsspeicher des Tabs wiederverwendet werden; ein Cloud-Memory oder Embedding-Dienst wird nicht eingesetzt. Mindmap-Quellenverweise werden lokal gespeichert und in Sicherungen exportiert; Vorschaubilder benötigen die lokale Original-PDF, die nicht exportiert wird. Abmeldung und Kontolöschung löschen diese lokalen Daten nicht aus der Ferne. Exportieren Sie gewünschte Bibliotheksdaten vor Ende des Zugangs; die lokale Löschung ist in den Suite-Einstellungen und über die Website-Datenverwaltung des Browsers möglich. Nutzen Sie auf geteilten Geräten getrennte Browserprofile.

Newsletter

Die Newsletter-Anmeldung ist freiwillig, von den Konto-Nutzungsbedingungen getrennt und keine Zugangsvoraussetzung. Sie können sie bei der Registrierung auswählen oder im Konto anfordern. Wenn Sie bei der Registrierung das freiwillige Newsletter-Kästchen auswählen, bestätigt die Kontobestätigung zugleich diese Newsletter-Anmeldung; eine separate Newsletter-Bestätigungsmail wird nicht versandt. Ohne diese Auswahl führt die Kontobestätigung zu keinem Abonnement. Eine spätere Anmeldung im Konto oder über das eigenständige Newsletter-Formular verwendet eine separate Bestätigungsmail mit einem 48 Stunden gültigen Link; eine neue Anfrage ersetzt ihn. Gespeichert werden E-Mail-Adresse, Sprache sowie Anfrage- und Bestätigungszeitpunkte. Vor Abschluss der jeweiligen Bestätigung auf der Seite wird kein Newsletter versandt. Die freiwillige Auswahl mit anschließender Postfachbestätigung dokumentiert Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und schützt vor Anmeldungen mit fremden Adressen.

Zu jeder Ausgabe halten wir fest, an welche Adressen sie versandt wurde, ob der Mailserver sie angenommen hat sowie etwaige Fehler oder unklare Versandzustände. Zweck ist, Versandversuche nachzuvollziehen und einen unterbrochenen Versand mit Schutz gegen Duplikate fortzusetzen. Unklare Versuche erfordern eine Prüfung beim Anbieter. SMTP-Annahme beweist keine Zustellung im Empfängerpostfach. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der nachweisbaren und nicht doppelten Zustellung des Newsletters. Unser Versanddienst Brevo bietet standardmäßig eine Messung von Öffnungen und Klicks an. Wir weisen Brevo bei jeder E-Mail an, Öffnungen und Klicks nicht zu messen, und in unserem Brevo-Konto ist das Tracking ausgeschaltet, sodass Öffnungen und Klicks nicht Ihnen zugeordnet werden. Wir werten solche Daten nicht aus.

Sie können den Newsletter oder eine noch offene Newsletter-Anmeldung im Konto abbestellen. Jede Ausgabe trägt in ihrer Fußzeile einen Abmeldelink. Der Link ist signiert und daher nur für die Adresse gültig, für die er ausgestellt wurde. Die Abmeldung bedarf weder einer Antwort noch einer Begründung. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Veranstaltungen

Bei Veranstaltungen mit externem Anmeldelink erfolgt die Anmeldung über Luma. Der Anmeldelink auf einer Veranstaltungsseite führt Sie zu Luma; dort gelten die Bedingungen und Datenschutzhinweise von Luma und der jeweiligen Veranstalter, und diese Seite erhält keine Daten über Ihre Anmeldung.

Für eigene Veranstaltungen mit Anmeldung auf dieser Website können Sie mit Ihrem bestätigten WHU-Konto einen Platz reservieren. Wir speichern Konto-E-Mail-Adresse, Jahrgang, Sprache sowie Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung und Stornierung zur Verwaltung der Teilnahme und Kapazität. Mein Konto zeigt nur Ihre aktuellen Anmeldungen für anstehende oder laufende, hier verwaltete Veranstaltungen mit aktueller veröffentlichter Zeit und aktuellem Ort. Dort oder auf der Eventseite können Sie stornieren. Luma-Anmeldungen werden nicht importiert. Personenbezogene Anmeldedaten einschließlich Namen in älteren Datensätzen werden am Ende des Halbjahres gelöscht, in dem die Veranstaltung stattfand, oder früher auf Verlangen an jan.klassen@whu.edu oder mit Ihrem Konto. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Abstimmungen und Umfragen

Die Stimmabgabe für einen Use Case und die Beantwortung einer Umfrage setzen das oben beschriebene angemeldete WHU-Konto voraus. Der Server verwendet die Kontozuordnung statt einer anderen im Formular eingegebenen Adresse. Die Ergebnisse beider werden in der oben beschriebenen Datenbank gespeichert, und beide werden unterschiedlich behandelt.

Die Stimmtabelle speichert Ihre Adresse nicht unmittelbar. Sie enthält einen daraus abgeleiteten geheimnisbasierten Hash, den Zeitpunkt und den Gegenstand der Stimmabgabe. Dies ist eine Pseudonymisierung und keine Anonymisierung: Mit dem serverseitigen Geheimnis und einer bekannten Adresse können wir die zugehörigen Stimmen ermitteln, etwa zur Bearbeitung eines Löschverlangens.

Sofern Sie nicht anonym antworten, wird Ihre E-Mail-Adresse zusammen mit den Antworten gespeichert. Bei der anonymen Option dient Ihr Konto der Zugangsprüfung; seine Adresse wird nicht mit der Antwort gespeichert. Damit jede Person eine Umfrage nur einmal beantworten kann, speichern wir getrennt davon, ohne Zeitpunkt und ohne Verbindung zur Antwort, einen verschlüsselten Hashwert Ihrer Adresse für diese Umfrage; er wird mit Ihrem Konto oder mit den Daten der Umfrage gelöscht. Freitextantworten können dennoch Sie oder andere Personen identifizieren; vermeiden Sie solche Angaben. Anfragen zu einer Antwort können wir nur bearbeiten, wenn wir sie zuverlässig auffinden können.

Einzelne Stimmen und Antworten werden nicht veröffentlicht; veröffentlicht werden aggregierte Ergebnisse. Die Daten werden über die in dieser Erklärung genannten Datenbank- und Infrastrukturanbieter verarbeitet.

Eine pseudonyme Stimme wird auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, um jedes Konto einmal zu zählen und gewünschte Funktionen zu priorisieren. Vor einer neuen Stimme können Sie separat über ein nicht vorausgewähltes, optionales Häkchen einwilligen, dass berechtigte vall.ai-Teammitglieder Ihre bestätigte Konto-E-Mail-Adresse und Ihren selbst angegebenen Jahrgang sehen, um Use Cases und den Bedarf der Jahrgänge zu priorisieren. Abstimmungen und andere Dienste bleiben ohne diese Einwilligung nutzbar. Für die freiwillige Zuordnung speichern wir Kontoverweis, Jahrgang bei Stimmabgabe, Stimmenverweis, Version des Einwilligungstextes, Zeitpunkt und Ablaufdatum; das Dashboard liest dazu die aktuelle Konto-E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Frühere Stimmen werden nicht nachträglich zugeordnet. Die Zuordnung ist von öffentlichen Seiten, Otto und Anfragen an KI-Anbieter ausgeschlossen. Unter Mein Konto können Sie die Zuordnung widerrufen und die Stimme behalten oder die gesamte Stimme zurücknehmen, bei veröffentlichten Use Cases. Archivierte Use Cases werden nicht in Mein Konto angezeigt; eine freiwillige Zuordnung wird bei der Archivierung entfernt. Wegen historischer Stimmen können Sie uns kontaktieren oder Ihr Konto löschen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Teilnahme an Umfragen bleibt separat freiwillig auf Grundlage der Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Automatisierte Assistenten

Der interne Assistent Otto nutzt eine nur lesende Schnittstelle für festgelegte Betriebsfragen. Gesondert freigegebene Ansichten können berechtigten benannten Teammitgliedern E-Mail-Adressen sowie Registrierungs-, Bestätigungs- oder Abmeldestatus zu WHU-Konten, offenen Kontoanfragen, Newsletter-Abonnements und alten Veranstaltungsanmeldungen der Website bereitstellen; außerdem Inhalte und Bearbeitungsstand eingereichter Use Cases sowie handelndes Teammitglied, Aktion und Zeitpunkt protokollierter Moderationen. Dies dient der Verwaltung des jeweiligen Dienstes und der Bearbeitung von Einreichungen, nicht sachfremder Werbung oder der Verknüpfung von Mailinglisten mit Kontonutzung. Jede neue Ansicht erfordert eine ausdrückliche Freigabe vor Aktivierung. Passwörter, Passworthashes, Authentifizierungstokens, Resetlinks und individuelle Lerndaten sind ausgeschlossen. Der gemeinsame Dienstschlüssel kann keine identifizierenden Listen oder ungeprüften Einreichungsinhalte abrufen. Inhalte werden vor Veröffentlichung von einem Menschen geprüft; Otto kann weder Mails versenden noch Moderationsentscheidungen treffen.

Neue Moderationsprotokolle speichern handelnden internen Nutzer, Kennung des betroffenen Use Cases, Aktion und Zeitpunkt für 180 Tage, um Änderungen nachvollziehen zu können. Sie enthalten keinen Einreichungstext und keine E-Mail-Adresse; frühere Aktionen werden nicht nachträglich Personen zugeschrieben. Bei Löschung des Use Cases werden diese Protokolle früher entfernt. Neue Event-Anmeldungen über das WHU-Konto sind von diesen personenbezogenen Ansichten ausgeschlossen; Luma-Anmeldungen werden nicht importiert. Für Langdock-Chatinhalte und Ergebnisse gelten die jeweiligen Aufbewahrungseinstellungen des Anbieters; die Löschung unserer Zugriffsmetadaten löscht keine Anbieterchats oder Backups.

Fragen, die angemeldete Teammitglieder in den internen Assistenten eingeben, werden zusammen mit dem bisherigen Gesprächsverlauf und einer Übersicht über Kennzahlen und Redaktionsstand der Website an Langdock übermittelt: Zahlen und Umfrageauszählungen, Titel und Status von Artikeln, Veranstaltungen, Umfragen und Newsletter-Ausgaben (einschließlich Entwürfen des Teams) sowie Titel und Zusammenfassungen veröffentlichter Use Cases. Die Übersicht enthält keine Namen, E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalte, Freitextantworten oder ungeprüften Einreichungen. Personenbezogene Ergebnisse im Dashboard werden direkt angezeigt und weder an das Modell gesendet noch in gemeinsamen Chatverläufen gespeichert. Personenbezogene Ergebnisse über eine private Langdock-Verbindung werden diesem Anbieter offengelegt und erfordern eine gesonderte Freigabe. Zugriffsprotokolle enthalten Nutzer, Kanal, Zweck, Vorgang, Terminfilter, Zeitpunkt, Ergebnisstatus und Zeilenanzahl, aber keine Ergebnisinhalte, und werden nach 180 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der effizienten Verwaltung der Website durch das Team. Langdock verarbeitet diese Anfragen in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Die folgenden Anbieter erhalten personenbezogene Daten für die vorstehend beschriebenen Funktionen. Mit ihnen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO; bei Vercel, Neon, Brevo und Langdock sind diese Bestandteil der jeweiligen Nutzungsbedingungen:

Vercel Inc., Covina, Kalifornien, USA (Hosting)
Neon Inc., San Francisco, Kalifornien, USA (Datenbank, Instanz in Frankfurt am Main)
Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin (Versand von E-Mails)
Langdock GmbH, Greifswalder Straße 212, 10405 Berlin (Sprachmodelle und Assistenten)
TypeSafe AI, Inc., USA, über das Vercel AI Gateway (Auswahl vorbereiteter Antworten im Schnellmodus von Otto)

Innerhalb des Vereins greifen die zuständigen Teammitglieder über den internen Verwaltungsbereich auf Anfragen zu. Infrastruktur- und Modellanbieter können im Rahmen ihrer vertraglichen Vereinbarungen Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Auf dieser Website sind kein Werbedienst, Zählpixel oder Social-Media-Plugin eingebunden. Schriften werden von dieser Website ausgeliefert. Eine Offenlegung gegenüber Behörden erfolgt, soweit gesetzlich erforderlich.

Übermittlung in Drittländer

Die Vercel Inc. und die Neon Inc. haben ihren Sitz in den USA. Die Vercel Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Übermittlungen an Vercel stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Übermittlungen an Neon stützen sich auf die im Auftragsverarbeitungsvertrag von Neon enthaltenen Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Fragen im Schnellmodus von Otto erreichen die TypeSafe AI, Inc., San Francisco, USA, über das Vercel AI Gateway, also über Vercel als unseren Auftragsverarbeiter und auf Grundlage dessen Auftragsverarbeitungsvertrags. Vercel setzt TypeSafe AI auf Grundlage einer Vereinbarung ohne Datenspeicherung ein: Fragen werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Antwort nötig ist, und nicht zum Training verwendet. Jede Anfrage setzt diese Vereinbarung voraus; ohne sie wird sie nicht weitergeleitet. Ein Datenbank- oder Serverstandort in Deutschland schließt Zugriffe aus Drittländern nicht aus. Eine Kopie der Garantien können Sie über die oben genannten Kontaktdaten anfordern.

Ein Anbieter, der dem Recht eines Drittlands unterliegt, kann mit behördlichen Herausgabeverlangen konfrontiert werden. Schutz und Rechtsbehelfe richten sich nach dem einschlägigen Übermittlungsmechanismus und Empfänger; ein EU-Hostingstandort allein garantiert keinen Ausschluss solcher Zugriffe.

Speicherdauer

Die nachstehenden Fristen beschreiben unsere Aufbewahrungsregeln nach Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO. Ein täglicher automatischer Lauf löscht Besuchs- sowie persönliche Download- und Agent-Aufzeichnungen nach zwölf Monaten, entfernt Name und E-Mail-Adresse aus Veranstaltungsanmeldungen und den zugehörigen Benachrichtigungsdatensätzen nach Ablauf des Halbjahres, in dem die Veranstaltung endete, und löscht Zugriffsprotokolle des internen Assistenten nach 180 Tagen. Derselbe Lauf löscht Anmeldelinks und Sitzungen, die seit mehr als 24 Stunden abgelaufen sind, sowie Newsletter-Anmeldungen, die nicht binnen sieben Tagen bestätigt wurden, samt ihren unbenutzten Bestätigungslinks. Abgelaufene Anmeldelinks und Sitzungen werden außerdem bereits bei weiteren Anmeldeanfragen entfernt, abgelaufene Drosselungszähler bei weiteren Anfragen nach 24 Stunden; ihr Ablauf verhindert eine weitere Nutzung unabhängig von dieser Bereinigung. Unbenutzte Bestätigungslinks löscht ein gesonderter administrativer Prozess mehr als 24 Stunden nach Ablauf. Die übrigen Fristen werden durch eine regelmäßige Prüfung des zuständigen Teams umgesetzt. Auf Verlangen wird früher gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Eine Nachricht und der Nachweis ihrer Bearbeitung werden gespeichert, solange die Anfrage offen ist, sowie zwei Jahre nach ihrer Beantwortung, da Rückfragen zu Absprachen mit Sponsoren oder Betreuenden über ein Semester hinaus vorkommen. Name und E-Mail-Adresse einer Veranstaltungsanmeldung werden am Ende des Halbjahres (30. Juni oder 31. Dezember) gelöscht, in dem die Veranstaltung stattgefunden hat; übrig bleibt ein Eintrag ohne Name und Adresse, mit Status, Sprache und Jahrgang, der nur für Teilnahmezahlen genutzt wird. Nach Ihrer Abmeldung wird die Adresse vom Versand ausgeschlossen und mit dem Abmeldestatus gespeichert, um weitere Sendungen zu verhindern. Anmeldung und Versandnachweise werden nach zwei Jahren auf Löschung geprüft; Sie können die Löschung vorher verlangen.

Ein eingereichter Use Case wird gespeichert, solange die Idee geprüft wird; seine Adresse wird zwei Jahre nach der Beantwortung gelöscht. Freiwillige Stimmenzuordnungen enden spätestens zwölf Monate nach der Einwilligung und werden bei Widerruf, Kontolöschung oder Archivierung/Schließung des Use Cases früher entfernt. Abgelaufene Zuordnungen und Zuordnungen zu geschlossenen Use Cases sind sofort von internen Abrufen ausgeschlossen; der tägliche, mengenbegrenzte Löschlauf entfernt fällige Reste und arbeitet Rückstände in Folgeläufen ab. Wiederholte Anfragen verlängern weder Einwilligung noch Speicherung. Pseudonyme Stimmen bleiben gespeichert, solange die zugehörige Idee offen ist, und werden bei deren Abschluss auf Löschung geprüft; Sie können die Löschung unter Angabe Ihrer Adresse verlangen. Anonyme Umfrageantworten bleiben erhalten, solange sie für den dokumentierten Umfragezweck erforderlich sind. Identifizierende Adressen anderer Umfrageantworten werden zwei Jahre nach Umfrageschluss oder auf Verlangen früher gelöscht; aufbewahrte Ergebnisse dürfen die antwortende Person nicht mehr identifizieren. Konten werden über die Kontolöschung oder auf Verlangen gelöscht. Bei inaktiven oder widerrufenen Konten wird geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist; der Studienabschluss allein ist keine Löschfrist, da auch Alumni und Mitarbeitende Konten nutzen können. Diese Prüfung liegt beim zuständigen Team und ist kein automatischer geplanter Auftrag. Persönliche Downloadaufzeichnungen unterliegen der oben beschriebenen gesonderten Zwölfmonatsgrenze und werden bei Kontolöschung früher entfernt. Besuchseinträge werden nach zwölf Monaten gelöscht. Zugriffsprotokolle des internen Assistenten werden nach 180 Tagen gelöscht.

Erforderlichkeit der Bereitstellung

Angabe nach Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO: Die Registrierung ist freiwillig. Verifizierte WHU-E-Mail-Adresse, Passwort, WHU-Zugehörigkeit und Annahme der Nutzungsbedingungen sind für ein Konto erforderlich. Studiengang und Abschlussjahr werden gegebenenfalls abgefragt; aktuell Studierende erklären ihre Einschreibung. Übersichtsseiten bleiben ohne Anmeldung zugänglich. Das Öffnen einzelner Artikel oder Studien, geschützte Downloads, die Studying Suite und kontogebundene Einreichungen oder Abstimmungen erfordern eine Anmeldung. Impressum, Datenschutz, Nutzungsbedingungen und Kontakt bleiben öffentlich zugänglich.

Die in einem Formular als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind allerdings erforderlich, um die betreffende Funktion bereitzustellen: Ohne E-Mail-Adresse können weder eine Antwort noch eine Bestätigung versandt werden, und ohne verifiziertes WHU-Konto lässt sich die Zugangsbeschränkung bei Abstimmungen und Umfrageantworten nicht durchsetzen. Machen Sie diese Angaben nicht, steht die jeweilige Funktion nicht zur Verfügung; weitere Folgen hat dies nicht.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Angabe nach Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO: Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 Abs. 1 DSGVO einschließlich Profiling findet auf dieser Seite nicht statt. Eingereichte Use Cases werden von einem Menschen geprüft; eine automatisierte Bewertung findet nicht statt.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, und auf Auskunft über diese Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie darauf, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO).

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine E-Mail an jan.klassen@whu.edu; einer Begründung bedarf es nicht. Sie können sich ebenso schriftlich an die im Impressum genannte Postanschrift wenden.

Ihnen steht ferner das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz

Widerspruchsrecht

Dieser Hinweis erfolgt gesondert, wie es Art. 21 Abs. 4 DSGVO verlangt.

Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir die betreffenden Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Für den Widerspruch genügt eine formlose Nachricht an jan.klassen@whu.edu.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, sobald eine Änderung der Seite ändert, was mit Daten geschieht, und zwar bevor die Änderung in Betrieb geht. Das nachstehende Datum gibt an, seit wann die von Ihnen gelesene Fassung gilt.